Beim Hinzufügen von Fotos liest Excire Foto die Metadaten und ergänzt nach der Analyse diese automatisch mit Stichworten. (Beim Hinzufügen muss in den Programmeinstellungen die Option "Stichwörter aus analysierten Fotos laden" aktiviert sein. Diese ist standardmässig nicht aktiv.)
Danach kann man die Stichworte und Metadaten manuell weiter pflegen, eigene Stichworte hinzufügen, Metadaten ergänzen, ändern, usw.
Alle Informationen stehen zunächst nur innerhalb von Excire Foto in der Datenbank zur Verfügung.
Möchte man Stichworte und Metadaten auch anderen Anwendungen zugänglich machen, muss man diese über den Menübefehl "Metadaten speichern" zu den Fotos abspeichern.
Hierbei gibt es Einstellmöglichkeiten, mit denen man das Verhalten von Excire Foto auf die Funktionsweise anderer Programme anpassen kann.
Metadaten können teilweise direkt in den Dateien abgespeichert werden oder als separate Datei (sog. Filialdateien oder Sidecar-Dateien) im .xmp-Format.
Diese xmp-Dateien haben grundsätzlich denselben Namen wie die zugehörige Fotodatei, nur mit der Endung ".xmp".
Metadaten können nur in einigen Dateiformaten direkt gespeichert werden (z.B. JPG und PNG), RAW-Dateien bieten diese Möglichkeit aber nicht. Hier ist immer das Speichern im .xmp-Format erforderlich. Dies ist keine Einschränkung der Software, sondern durch das RAW-Format vorgegeben.
Im Export-Dialog gibt es die Möglichkeit, Metadaten mit den neuen Fotos bei der Ausgabe zu speichern oder nicht ("Metadaten für exportierte Fotos speichern").
Für die meisten Anwender sind die Voreinstellungen in Excire Foto gut geeignet. Fortgeschrittene Anwender können Excire Foto an Ihren Workflow mit anderen Programmen anpassen.
Immer Filialdateien benutzen
In den Programmeinstellungen im Menü Excire Foto -> Einstellungen findet sich im Reiter "Metadaten" die Möglichkeit, Filialdateien für alle Dateitypen zu verwenden, auch wenn diese das direkte Speichern von Metadaten erlauben würden.
Diese Einstellung wird nur fortgeschrittenen Anwendern empfohlen, die mit Programmen arbeiten, die ebenfalls ausschließlich Filialdateien für die Metadaten nutzen oder eine entsprechende Einstellmöglichkeit bieten.
Wird diese Einstellung aktiviert, werden Metadaten beim Speichern an die bereits vorhandenen Metadaten angehängt, also ergänzt. Andernfalls werden bestehende Metadaten beim Speichern mit der neuen Information überschrieben. Letzteres ist die Voreinstellung und wird den meisten Anwendern empfohlen.
Einstellung für Farbmarkierungen im Reiter "Label"
Viele Programme bieten, wie auch Excire Foto, die Möglichkeit, Fotos mit Farben und Sternen zu markieren. Während die Sternemarkierung international einheitlich mit einer Zahl von 1 bis 5 gespeichert wird, ist die Farbmarkierung abhängig von der verwendeten Sprache (Rot, Gelb, Grün, Blau, Lila).
Excire Foto verwendet hier als Standardsprache deutsch oder englisch, abhängig von der Sprache des Nutzers.
Wenn Farbmarkierungen nach dem Speichern in einem anderen Programm nicht sichtbar werden, kann es daran liegen, dass dieses die Farbmarkierungen in einer anderen Sprache hinterlegt hat. Dann kann man diese in Excire Foto anpassen.